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Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf Verlangen ein schriftliches Zeugnis über Arbeitsleistung und (oder) Verhalten zu erteilen (§ 109 GewO, § 630 BGB). Während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitnehmer bei Vorliegen verschiedener Konstellationen, z.B. einem Vorgesetztenwechsel, einer Änderung der Tätigkeit, einen Anspruch auf Erteilung eines sog. Zwischenzeugnisses. Die verschiedenen Arten eines Arbeitszeugnisses, sein Aufbau und die einzuhaltenden Formalia sowie die dem Arbeitnehmer zustehenden Rechte stellen wir nachfolgend dar.

Die verschiedenen Formen des Arbeitszeugnisses

Grundsätzlich differenziert man zwischen dem Zwischenzeugnis, das während des bestehenden Arbeitsverhältnisses erstellt wird, und dem Endzeugnis, das dem Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses auszustellen ist.

Das Zwischenzeugnis

Gründe für ein Zwischenzeugnis können sowohl der Wechsel in eine andere Abteilung innerhalb des Betriebs als auch ein Betriebsübergang oder der Beginn der Elternzeit sein. Ebenso besteht ein Anspruch auf Erteilung eines Zwischenzeugnisses bei einem Vorgesetztenwechsel, einer Tätigkeitsveränderung sowie zu Bewerbungszwecken seitens des Arbeitnehmers.

Hinweis: Der Arbeitgeber ist durch die einmal vorgenommene Beurteilung des Arbeitnehmers in einem qualifizierten Zwischenzeugnis für den Zeitrahmen, für den er es ausgestellt hat, inhaltlich an seine Ausführungen gebunden, wenn er später ein Endzeugnis erteilt! Insoweit besteht folglich eine gewisse Bindungswirkung (vgl. BAG 09.09.2011 - 3 AZB 35/11 ). Allerdings ist der Arbeitgeber in der Formulierung des Endzeugnisses frei.

Das Endzeugnis

Der Anspruch auf die Erteilung eines Endzeugnisses bei Beendigungen des Arbeitsverhältnisses besteht nach § 109 GewO § 630 BGB  für jeden Arbeitnehmer. Allerdings gibt es einfache und qualifizierte Arbeitszeugnisse. 

Der Unterschied zwischen einem einfachen und qualifizierten Arbeitszeugnis besteht sowohl in der Ausführlichkeit des Zeugnisses als auch im Anspruch und der Notwendigkeit der Ausstellung. So ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, jedem Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein einfaches Zeugnis zu erstellen, das Angaben zur Dauer, der Art der Beschäftigung und den Tätigkeiten in detaillierter und wertfreier Form enthält. Nur auf Absprache beziehungsweise Wunsch des Arbeitnehmers darf ergänzend der Grund für dessen Ausscheiden genannt werden. Das qualifizierte Arbeitszeugnis hingegen muss vom Arbeitnehmer explizit verlangt werden (vgl. § 109 Abs. 1 GewO), da die Ausstellung nicht Pflicht des Arbeitgebers ist. Zusätzlich zu den Angaben eines einfachen Zeugnisses erfordert ein qualifiziertes Zeugnis die Beurteilung der Leistungen und die Bewertung des Sozialverhaltens des Arbeitnehmers. 

Aufbau und Formalia des Arbeitszeugnisses

Ein optimaler Aufbau eines Arbeitszeugnisses beinhaltet die Überschrift („Arbeitszeugnis“), die Stammdaten (Name, Beschäftigungsart und -dauer), die Aufgabenfelder und Tätigkeitsbeschreibung, die Nennung besonderer Aufgaben und Erfolge, die Leistungsbewertung, die Beurteilung vom Sozialverhalten, den Beendigungsgrund, die Schlussformel sowie Ort, Datum und Unterschrift.

Da das Arbeitszeugnis meist in einer für sich typischen Zeugnissprache verfasst ist, ist besondere Vorsicht bei der Vollständigkeit, dem Aufbau und den Formalia geboten.

Das Zeugnis ist schriftlich zu erteilen, eine Ausstellung in elektronischer Form ist ausgeschlossen (§ 109 Abs. 3 GewO). Es muss auf Firmenpapier ausgedruckt und vom Arbeitgeber unterschrieben sein. Außerdem sollte das Arbeitszeugnis auf vollständige Personalien und korrekte Personenangaben hinsichtlich des genauen Tätigkeitszeitraums und der ausführlichen Positions- und Aufgabenbeschreibung hin überprüft werden. Übertreibungen sind zu vermeiden, gleichzeitig sollten die Tätigkeiten nicht als Selbstverständlichkeit dargestellt werden. Schreibfehler im Zeugnistext sind grundsätzlich vom Arbeitgeber zu berichtigen, denn nur ein Zeugnis, das nach den Regeln der deutschen Sprache zu Papier gebracht ist, kann den gesetzlichen Zeugnisanspruch erfüllen. Rechtschreibungsfehler geben Anlass zu der negativen Vermutung, der Aussteller des Zeugnisses könnte sich – durch bewusst mangelnde Sorgfalt – vom Inhalt des Zeugnisses distanzieren.

Zusätzlich ist Individualität bedeutsam, was den persönlichen Bezug und die Vermeidung einer Standard-Vorlage impliziert. Zuletzt ist eine Schlussformel wünschenswert, die im besten Fall eine Dankesäußerung, die Bekundung des Bedauerns über das Ausscheiden des Arbeitnehmers und Zukunftswünsche beinhaltet. Insoweit ist allerdings zu beachten, dass nach der arbeitsgerichtlichen Rechtsprechung kein Anspruch des Arbeitnehmers auf eine solche „Dankens- und Bedauernsformel“ (BAG 11.12.2012 – 9 AZR 227/11) besteht. Durch eine solche Schlussformel kann allerdings der übrige Inhalt des Zeugnisses bekräftigt bzw. durch Weglassung relativiert werden. Solche Schlussformeln sind damit geeignet, ein Zeugnis abzurunden. Ihr Fehlen wird hingegen im Regelfall negativ beurteilt.

Bei der Ausstellung eines Arbeitszeugnisses gilt stets die Wohlwollenspflicht des Arbeitgebers, sodass keine Formulierungen verwendet und Informationen eingebracht werden dürfen, die dem Arbeitnehmer die Suche nach einem neuen Arbeitsverhältnis deutlich erschweren würden. In diesem Sinne muss besonders auf eventuelle „Geheim- oder „Zeugniscodes“ bzw. zweideutige Formulierungen geachtet werden. Allerdings ist zu beachten, dass nach der arbeitsgerichtlichen Rechtsprechung (BAG 12.08.2008 – 9 AZR 632/07) nach dem Gebot der Zeugnisklarheit gem. § 109 Abs. 2 GewO das Zeugnis klar und verständlich formuliert sein muss. Es darf keine Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen. Deshalb ist es unzulässig, ein Zeugnis mit geheimen Merkmalen oder unklaren Formulierungen zu versehen, durch die der Arbeitnehmer anders beurteilt werden soll, als dies im Zeugniswortlaut zum Ausdruck gebracht worden ist.

Benotungssystem des Arbeitszeugnisses – sog. Zufriedenheitsskala

Geht es um die Benotung der Leistungen des Arbeitnehmers, so muss auf feine Unterschiede geachtet werden. In Entsprechung der arbeitsgerichtlichen Rechtsprechung (BAG 18.11.2014 - 9 AZR 584/12) hat sich im Rahmen der Leistungsbeurteilung in Arbeitszeugnisses eine sog. Zufriedenheitsskala durchgesetzt:

sehr gut“: „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“

gut“:„stets zur vollen Zufriedenheit“

befriedigend“: „stets zur Zufriedenheit“ oder „zur vollen Zufriedenheit“

ausreichend“: „zur Zufriedenheit

mangelhaft“/„ungenügend“:„in der Regel zur Zufriedenheit“

Dabei ist zu beachten, dass es sich bei Zeugnissen mit einer sehr guten und guten Benotung um überdurchschnittliche Zeugnisse handelt. Verlangt der Arbeitnehmer ein derartiges überdurchschnittliches Zeugnis, d.h. eine bessere Benotung als „befriedigend“, muss er die (bessere) Bewertung seiner Leistungen im Bestreitensfall darlegen und beweisen. Dem Arbeitgeber obliegt der Nachwies für eine unterdurchschnittliche Bewertung (vgl. BAG 18.11.2014 – 9 AZR 584/13). 

Verjährung/Verwirkung des Zeugnisanspruchs

Der Zeugnisanspruch verjährt in der Regel nach drei Jahren (§ 195 BGB). Enthält der Arbeitsvertrag oder der Tarifvertrag jedoch sog. Ausschlussfristen, kann der Arbeitnehmer seinen Anspruch bereits vorher verlieren. Durch eine Ausschlussfrist (auch als Verfallsfrist bezeichnet) erlischt ein vereinbartes oder gesetzliches Recht, wenn die Geltendmachung nicht innerhalb der vereinbarten Frist und in der vereinbarten Form erfolgt. Derartige Ausschlussfristen dienen dazu, die gesetzliche Verjährung zu verkürzen und damit Rechtsfrieden und Rechtssicherheit innerhalb eines Arbeitsverhältnisses oder nach dessen Beendigung schneller herzustellen. 

Vor dem Eintritt der Verjährung kann ein Zeugnisanspruch zudem verwirken. Dies ist dann der Fall, wenn der Anspruch nicht in einer angemessenen Zeit nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses geltend gemacht wird (Zeitmoment) und beim Arbeitgeber der Eindruck erweckt wurde, dass der Arbeitnehmer seinen Anspruch hierauf nicht mehr geltend machen wird (Umstandsmoment). Zudem muss dem Arbeitgeber die Erfüllung des Rechts des Arbeitnehmers nach Treu und Glauben unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls nicht mehr zumutbar sein (BAG 17.02.1988 – 5 AZR 638/86). Für das Zeitmoment können bereits 10 Monate ausreichen (BAG 17.02.1988 – 5 AZR 638/86).

Unser Beratungsangebot an Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Wie die vorstehenden Ausführungen zeigen, sind im Zusammenhang mit einer Zeugniserteilung sowohl auf Arbeitgeber- als auch auf Arbeitnehmerseite zahlreiche Punkte zu berücksichtigen. Sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber bieten wir bei Holthausen & Maaß, Fachanwälte für Arbeitsrecht, PartmbB eine umfassende, persönliche Beratung mit spezifischen Handlungsempfehlungen bezogen auf die Umstände des Einzelfalles. Gerne beantworten wir in einem Beratungsgespräch nach Terminvereinbarung mit unserem Sekretariat alle Ihre Fragen. Wir vertreten Sie bundesweit mit Ihrer Klage vor den Arbeits- und Landesarbeitsgerichten und wenn die Revision eröffnet ist, auch vor dem Bundesarbeitsgericht in Erfurt. Dabei übernehmen wir bei Arbeitnehmern auch die Korrespondenz mit der Rechtsschutzversicherung ausgehend von der Deckungsanfrage bis zur Abrechnung und Regulierung Ihrer Angelegenheit.